مدیریت زمان و برنامه ریزی به روش GTD

شاید درباره مدل GTD که یک روش کاملا اثبات شده برای به انجام رساندن کارها است، چیزی نشنیده باشید اما، حتما تجربه این را داشته اید که با انبوهی از افکار، ایده ها و اهداف در ذهنتان روزها و حتی ماه ها درگیر بوده و در فکر عملی کردن این ایده ها می باشید. و احتمالا نمی دانید این اقدامات چگونه امکان پذیر است.

مغز برای خلق ایده است، نه نگهداری آن!

مغز ما یک سیستم تکامل یافته ایده ساز است که مدام در حال تلاش برای خلق ایده ها و افکار جدید است. قسمت جالب ماجرا، عدم توانایی مغز برای حفظ و نگهداری بیش از حد اطلاعات و داده ها به صورت انباشت اطلاعات است.

ما در برنامه ریزی هایمان و در مدیریت زمان، ناکارآمد عمل می کنیم. چرا که، بیشتر از توانایی مغز، از آن انتظار داریم و فکر می کنیم یک تنه می تواند از پس برنامه ریزی، سازماندهی(طبقه بندی) و تصمیم گیری کارها و فعالیت ها برآید و همین باور اشتباه باعث به وجود آمدن درگیری ذهنی، ایجاد استرس و اضطراب خواهد شد و در مدیریت تعهدات ناتوان عمل می کنیم.

با پیشرفت علم و تکنولوژی و مدرن شدن کارها، مدیریت زمان و برنامه ریزی رنگ تازه ای به خود گرفت و به شیوه ای نوین تغییر جهش داد. شاید باید لزومِ داشتن برنامه و توانمندی در مدیریت زمان را همزمان با شروع انقلاب صنعتی اروپا و به وجود آمدن صنایع مختلف دانست. چرا که مردم مجبور بودند خود را با شرایط کار در کارخانه ها که ضرورتا در یک زمان خاص شروع و پایان می پذیرفت، وفق دهند.

مدل های برنامه ریزی زیادی در دنیا وجود دارد که هر کدام از آن ها یک سری ویژگی های خیلی خوب دارند، روش های مثل یک سه پنج، روش ماتریس آیزنهاور، بولت پوینت و … . اما طبق بررسی های انجام شده، روش GTD که توسط دیوید آلن طراحی و ابداع شده بود، بیشترین بهره وری را در به انجام رساندن کارها و مدیریت زمان داشت.

اگر به دنبال داشتن یک سیستم مدیریت زمان و روشی برای افزایش بهره وری هستید و دوست دارید تمام افکار، ایده ها و کارهایتان به صورت یک لیست منظم باشد، مدریت زمان و برنامه ریزی به روش GTD یا Getting Things Done  بهترین متد پیشنهادی است.

این روش به شما کمک می کند علاوه بر بهره وری، استرس و اضطراب ناشی از به هم ریختگی کارها را تا حد چشم گیری کاهش دهید.

هدف  GTD این است که ما در ابتدا تمامی افکار و ایده های خود را با نوشتن از مغز خارج کنیم و این وظیفه را از دوش او برداریم. با این کار دیگر کلمه ای به نام فراموشی معنا ندارد چرا که همه چیز را مکتوب کرده ایم. مهم ترین مزیت این روش، آزاد سازی ذهن از افکار و ایده های مختلف است که باعث کاهش استرس، اضطراب و ایجاد آرامش می شود. شاید این را اغراق بدانید اما، با  GTD یک خواب راحت و بی دغدغه امکان پذیر است. با این روش مهم ترین کارهایتان را بدون فراموشی در زمان تعیین شده انجام خواهید داد.

بعد از این که تمام کارها و فعالیت های خود را از ذهن تان خارج کردید، زمان اولویت بندی آن ها براساس مهم ترین کار می باشد و سپس به یک سیستم یادآوری نیاز دارید تا کارها را به شما یادآور شود.

در مدل  GTD یاد خواهید گرفت که کارهای بزرگ تر که با انجام چندین فرآیند انجام شده و به نتیجه می رسند را یک پروژه نام گذاری کنید و این پروژه را به فرآیندهای کوچکتر و قابل انجام تر در مدت زمان های مشخص تقسیم کنید. به این صورت این ریز فرآیندهای کوچک، قابل پیگیری و بررسی هستند و در نهایت انجام یک پروژه را امکان پذیر می کنند.

دیوید آلن همان شخصی بود که با مدل پیشنهادی خود، برای به انجام رساندن کارها، انقلابی در دنیا و مدیریت زمان و برنامه ریزی به وجود آورد.

برنامه ریزی دقیقا همان فرمولی است که به شما خواهد گفت، کدام کارها را انجام، واگذار یا به تعویق بیاندازید.

چرا برنامه ریزی کردن مهم است؟

شروع یک روز بدون برنامه ریزی، ما را با انبوهی از فکر و خیال درباره کارهای ناتمام و سردرگمی ها مواجه خواهد کرد. یکی از دلایل مهم برنامه ریزی، داشتن یک برنامه مشخص در طول روز، هفته و ماه است. برنامه داشتن به شما در رسیدن به موفقیت کمک شایانی می کند و مانند این می ماند که انگار زمان در تسخیر شماست.

چرا در برنامه ریزی موفق نیستیم؟

مطمئنا تا قبل از این که با روش ابداعی دیوید آلن – GTD – آشنا شوید، بر این باور و عقیده بودید که برای برنامه ریزی کارهای روزانه تان می توانید کل شبانه روز را وقت صرف کنید تا همه آن ها را انجام دهید، در حالی که هر بار نتیجه ای جز شکست عایدتان نمی شد، اما هر بار این کار را انجام می دادید و در پایان روز هیچ حس خوبی نسبت فعالیت های روزانه تان نداشتید. بعد از آشنایی با روش GTD متوجه خواهید شد که فهرست کارهایتان آنقدر طولانی هست که در یک 24 ساعت نمی توانید به آن رسیدگی کنید و حجم زیاد کارها باعث می شود یا از انرژی شما کاسته شود یا کارها نیمه تمام باقی بمانند.

GTD به شما ثابت خواهد کرد که دلایل به پایان نرسیدن برنامه ریزی ها می تواند اجتماع عوامل زیر باشد؛

• برنامه ریزی برای به انجام رساندن کارها نیست بلکه سیستمی برای مدیریت دو مولفه کار و زمان است.
• بی توجهی در تعیین زمان(فکر می کنید کل روز را برای انجام دادن کارها، زمان دارید)
• تنوع بیش از حد برنامه و کارها
• تعریف وظایف به صورت کلی (مثلا می خواهید 10 کیلو وزن کمک کنید)

روند کار GTD چگونه است؟

دیود آلن در این روش شما را تشویق می کند که تمام کارهای خود از شخصی و مربوط به کسب و کار گرفته تا عاطفی را به صورت یک لیست، یادداشت کنید و به این ترتیب دیگر نیازی نیست که برای به خاطر سپاری آن ها انرژی صرف کنید و در نهایت، می توانید تمام انرژی و تلاش خود را صرف به انجام رساندن کارهایی که لیست شده، کنید.

برای انجام هر کاری به روش  GTD باید یک فرآیند پنج مرحله را طی کنید تا در نهایت بتوانید برنامه ای زمان بندی شده برای خود داشته باشید.

فرآیند 5 مرحله ای GTD

1. شناسایی یا گردآوری اطلاعات

تمامی کارها، ایده ها، اهداف، حلقه های باز ذهنی خود را نوشته (planner) یا در یک بستر مجازی و آنلاین به صورت منظم گردآوری کنید تا در دسترس شما باشد. می توانید از نرم افزارهایی که به منظور مدیریت زمان و برنامه ریزی تهیه شده مثل Microsoft to do،Trello  یا سایر اپلیکیشن های مشابه استفاده کنید.

راجع به نحوه ی استفاده از این نرم افزارها در مقاله ای مجزا توضیح خواهیم داد. اما با وجود این روش و به کمک این نرم افزارها شما باید بتوانید در لحظه هر کاری که به ذهنتان می رسد را وارد این منبع اطلاعاتی کنید. باور کنید که این کار زمانی زیادی از شما نخواهد گرفت.

برای شناسایی حلقه های باز فیزیکی(مثل شرکت در کلاس موسیقی) و ذهنی(فرضا یک ایده)، از خود بپرسید: کدام مسئله یا کار ناتمام مانده است؟

2. شفاف سازی و بررسی کردن اطلاعات گردآوری شده

حالا وقت آن رسیده که تمام اطلاعاتی که جمع آوری کرده اید را بررسی و پردازش کنید. برای پردازش اطلاعات ورودی باید مشخص کنید که آیا این موارد در برنامه ریزی تان برای رسیدن به اهداف و پیشرفت تان جایی دارند؟ و اگر پاسخ مثبت است در لیستی که تهیه کرده اید جز کدام دسته بندی قرار می گیرند.

برای بررسی هر چه بهتر این بخش، سوالات زیر شاید بتواند کمک تان کنند:

• در دسته بندی تان این فعالیت جز کدام دسته است؟ (اهداف، آرزوها، کارهایی که این ماه باید انجام دهید، یک روز شاید و …)
• آیا این فعالیتی که در لیست تان قرار دارد قابل انجام دادن است؟
• اگر پاسخ مثبت بود و این فعالیت قابل انجام بود، اقدامات بعدی که برای به انجام رسیدنش نیاز است، چیست؟

این نکته را به یاد داشته باشید که در این بخش فقط به بررسی این که فعالیت های لیست شده در فهرست اولیت بندی، در کدام دسته بندی قرار خواهد گرفت، صحبت می کنیم.

پیشنهاد GTD : در صورتی که فعالیت های انتخابی شما مهم و ضروری نیست تا برای انجام آن ها وقت صرف کنید، می توانید یکی از سه راه زیر را انتخاب کنید!

• آن ها را برای همیشه از لیست خود حذف کنید.
• آن ها را در دسته بندی “یک روز شاید” قرار دهید؛ با این کار خیالتان آسوده خواهد شد که احتمال اینکه در آینده بتوانید این ایده ها را عملی کنید زیاد است، ولی الان زمان مناسبی برای وقت گذاشتن روی این موارد نیست.
• می توانید این فعالیت ها را به عنوان یک مرجع یا سند بایگانی کنید؛ این بایگانی کردن مانند اسناد مالی یک شرکت می باشد.

GTD به شما کمک می کند تا فعالیت و کارهایتان را بر اساس مهم و فوری بودن اولویت بندی کنید و سپس زمان مناسب برای به انجام رساندن آن ها در نظر بگیرید.

برنامه ریزی یعنی خلق یک سیستم!

3. سازماندهی کردن کارها

کارها و فعالیت های که قابل انجام هستند را در یک فیلد یا لیست قابل انجام قرار داده و از آنجا آن ها را پردازش کنید.

• قانون دو دقیقه را فراموش نکنید!

اگر کارهایی که در دسته بندی عملی خود قرار داده اید، بیشتر از دو دقیقه زمان نیاز ندارد، آن کارها و فعالیت ها را همان لحظه انجام دهید و این موارد را وارد فعالیت های قابل انجام کوتاه مدت خود نکنید و لیست کارهایتان را شلوغ ننمایید.

• حالا به تقویم نیاز دارید!

تمام فعالیت ها، قرار ملاقات ها، اقدامات خود را در تقویم ثبت کنید و زمان بندی لازم برای هر فعالیت در نظر بگیرید. اگر در لیست برنامه هایتان پروژه ای هست که باید انجام شود، آن را به ریز فعالیت های زمان بندی شده تقسیم کنید که در تقویم، زمان مشخصی به آن فعالیت اختصاص دارد.

• پروژه ها

در مدل GTD دیوید آلن، پروژه به کاری گفته می شود که برای انجام آن به بیش از یک فرآیند نیاز است. مثلا برای طراحی یک کمپین تبلیغاتی شما به بیش از یک فعالیت نیاز دارید مثلا طراحی، زمان بندی، تولید محتوا، انتشار و …. . پس کمپین تبلیغاتی یک پروژه است. پروژه هایی که دارید را لیست کنید و اقدامات بعدی برای پروژه خود انتخاب کنید و در تقویم تان برای آن مهلت خاصی را انتخاب کنید.

پیشنهاد GTD : برای کارهایی که به دیگران واگذار می کنید هم به یک لیست نیاز دارید، یک لیست یادآور که به شما در پیگیری وظایف برون سپاری شده کمک می کند.

• لیست اقدامات بعدی داشته باشید!

لیست اقدامات بعدی فقط مختص پروژه ها نیست، بلکه برای تمامی کارها باید یک لیست اقدامات بعد داشته باشید، مانند لیست اقدامات بعدی برای کارهای شخصی، تماس های تلفنی و …

• لیست انتظار

یک لیست یادآوری برای کارهای که به دیگران واگذار کرده اید برای خود داشته باشد و به کمک آن، فعالیت هر شخص در راستای اقدامات و پیشبرد کارها را پیگیری و رصد کنید.

• به سیستم برنامه ریزی خود پایبند باشید!

وقتی که برای تمامی فعالیت ها و برنامه های خود زمان را مدیریت کردید، باید به صورت پیوسته روی مرور و به روز کردن برنامه های روزانه تان پایبند باشید. فقط برنامه ریزی کردن کارها و مدیریت زمان به تنهایی نمی تواند شما را به یک شخص با بهره وری بالا تبدیل کند. اگر برنامه را مرتب چک نمی کنید، انتظار رهایی از دغدغه های ذهنی را نداشته باشید چرا که شما مداوم به فکر این هستید که آیا این برنامه انجام شده، اگر انجام شده باید حذف شود، یا قسمتی از فعالیت های مربوط به یک پروژه انجام شده اما شما هنوز سیستم اطلاعاتی خود را به روز نکرده و فکرتان همچنان درگیر آن است و هزاران مثال از این قبیل که باعث به هم ریختی ذهن می شود. پس یادتان باشد بعد از مرتب کردن و زمان بندی فعالیت ها تازه کار شما شروع می شود.

به صورت روزانه لیست فعالیت های مربوط به آن روز را بررسی کنید و در لیست خود کارهایی که انجام داده اید را خط بزنید.

بررسی روزانه و هفتگی به شما کمک می کند تا یک منبع اطلاعاتی معتبر و به روز داشته باشید و بتوانید فعالیت های بعد خود را انتخاب کنید.

چگونه بررسی های هفتگی را انجام دهیم؟

این پنج مرحله کمک تان خواهد کرد!

• ذهنتان را خالی کنید

در پایان هفته تمام افکار و ایده های که در ذهن دارید را نوشته و فکر خود را از به خاطر سپاری این ایده ها رها کنید.

• اطلاعات ورودی

در این بخش، ایده ها، فعالیت ها و زمان هایی که قرار است متناسب با آن برنامه ریزی کنید را  انتخاب نمایید.

• انجام دادن کارها

بعد از این که لیست شما به روز شد، برای هفته ی پیش رو یک اقدام انتخاب کنید که انجام دهید.

• لیست پروژه ها

در هفته ای که گذشت، در لیست پروژه هایتان نگاهی انداخته تا ببینید چه اقداماتی را انجام داده اید تا پروژه شما به جلو حرکت کند و پیشرفت داشته باشد؟ این لیست را به روز کنید!

• لیست شاید یک روز

این لیست را هم بررسی کنید شاید زمان آن رسیده یکی از ایده هایتان را که در این لیست است و آن را به تعویق انداخته اید را به لیست انجام این هفته یا این ماه منتقل کنید.

• تقویم خود را به روز کنید

مطئن شوید تمامی برنامه ها و اهداف خودتان را در تقویم و در تاریخ مناسب ثبت کرده اید و تمام فعالیت های تان در همان زمان تعیین شده قابل انجام است.

4. تصمیم به انجام دادن کارها

در مدل  GTD برای گرفتن یک تصمیم گیری آگاهانه به چهار معیار اندازه گیری نیاز دارید تا در گام های بعدی خود موفق باشید.

• لیست اطلاعات ورودی(برنامه ها و کارها)
• زمان در دسترس
• انرژی در دسترس
• اولویت

لیست اطلاعات ورودی(برنامه ها و کارها)

ما در طول زندگی خود همیشه برای هدف هایی با زمینه های مختلف برنامه ریزی می کنیم، از کار و خانواده گرفته تا سرگرمی و مسافرت. بنابراین برای تک تک این کارها یک لیست درست کنید. به این صورت دیگر نیاز نیست فقط یک لیست با تعداد زیادی فعالیت داشته باشید که هر کدام در زمینه های مختلف هستند. فقط کافیست برای انجام هر مورد از لیست، یک سری ریز فعالیت ها انجام دهید تا به نتیجه دلخواه برسید.

از وقت خود به صورت خلاقانه و عاقلانه استفاده کنید، فرض کنید در صف انتظار در مطب دکتر هستید، شاید در این لحظه نشود تماس های تلفنی انجام داد، اما حتما می توانید صندوق ایمیل تان را چک کنید.

زمان در دسترس

فکر می کنید چقدر وقت آزاد دارید؟

مدیریت زمان یعنی این که اگر در حال رانندگی برای رسیدن به مقصد هستید و فقط ۱۵ دقیقه زمان باقی است تا به مقصد برسید، هرگز تصمیم به انجام یک تماس تلفنی که یک ساعت زمان نیاز دارد نگیرید.

انرژی در دسترس

همه ی ما انسان ها داری سطوح متفاوتی از انرژی هستیم و این میزان انرژی در طول روز متفاوت و متغیر است. با یک بررسی ساده در طول یک هفته خود را زیر نظر بگیرید تا متوجه شوید در چه ساعاتی از روز بیشترین و کمترین انرژی را دارید. حالا برنامه ها و فعالیت های خود را متناسب با همین سطح انرژی مشخص کنید. مشخص کنید چه کارهایی به بیشترین تلاش و فعالیت مستمر نیاز دارد و بالعکس چه کارهایی به انرژی کمتری نیاز دارد.

اولویت

اگر فیلترهای بالا را روی فعالیت های خود اعمال کنید، تعداد اقداماتی که در یک روز و یک ساعت خاص برای انجام باقی می ماند، کمتر خواهد شد، برای این که بهترین و مناسب ترین تصمیم را بگیرید، معیار اولویت مانند تیری است که درست به هدف برخورد می کند و GTD معنا پیدا خواهد کرد. اگر به یاد داشته باشید  GTD یعنی انجام مناسب ترین فعالیت، در بهترین زمان ممکن.

وقتی که از معیار اولویت بندی استفاده می کنید از خود بپرسید بهترین و مهم ترین کار ممکن برای اقدام مناسب، کدام است؟

اجازه دهید برای این مطلب از یک مثال استفاده کنیم:

فرض کنید در مطب دکتر منتظر هستید تا نوبت تان شود و تقریبا یک ساعت زمان دارید، از بین کار های زیر کدام را انتخاب می کنید؟

• یک ساعت تماس تلفنی
• یک برنامه ریزی و گزارش معمولی، از ایده برگزاری یک کارگاه سخنرانی و فن بیان

قطعا اولویت با ایده برگزاری یک گارگاه است و تماس تلفنی می تواند کمی منتظر بماند!

در این مقاله سعی شد بصورت ساده و جامع از برنامه ریزی و مدیریت زمان به روش GTD مطالبی را با شما به اشتراک بگذاریم. امیدواریم از این روش برای کاهش دغدغه ها و نگرانی های ذهنی خود استفاده کنید و عملکرد خود را در زندگی و کسب و کار بالا ببرید.