نامه نگاری اداری

هر نوشته ای که حاوی یک موضوع خاص باشد و بخواهیم آن را به طرف مقابل منتقل کنیم، از ابزار نامه نگاری استفاده می کنیم. نامه های اداری نباید به شکل عامیانه و عادی نوشته شود، بلکه باید سلسله مراتب اداری و سازمانی آن حفظ و رعایت شود و از استفاده واژه های سخیف درآن اجتناب شود. این موضوع را باید مدنظر قرار دهیم که یک نامه اداری خوب و باکیفیت، نشان از پرستیژ کاری، شخصیت، ادب و حرفه ای بودن ماست و مخاطب با خواندن آن، متوجه این موضوع خواهد شد.

اهمیت نامه نگاری اداری در سازمان ها

سازمان ها و ادارات، برای اینکه سندی و مدرکی از انجام کارها و اقداماتی که بین آن ها انجام می شود و مراحل انجام آن مشخص باشد، از ابزار نامه نگاری استفاده می کنند و این نامه ها را به عنوان سندهایی معتبر، در زونکن های مشخصی در سازمان نگهداری و تعبیه می کنند. چون هر لحظه امکان دارد این نامه ها به عنوان مدرکی جهت تایید انجام کار یا جهت تایید عدم انجام کار، در جلسات و مباحث، مورد استفاده قرار گیرد. به همین دلیل مهم است که نامه اداری، با نهایت دقت و صراحت نگاشته شود و لزوما باید، عنوان گیرنده نامه، موضوع نامه، فرستنده نامه،  امضا و حتی در صورت لزوم رونوشت ها، مشخص و مبرهن باشند.

انواع نامه های اداری

نامه ها از دیدگاه های مختلف، دسته بندی متفاوتی دارند؛

نامه ها از لحاظ حساسیت:

نامه ها از لحاظ حساسیت به دو دسته طبقه بندی می شوند، یعنی نامه های محرمانه و نامه های عادی نامه های محرمانه نامه هایی هستند که فرستنده آن در نظر دارد که، نامه مورد نظر به دست شخص خاصی برسد یا اینکه شخص خاصی از وجود نامه مطلع نشود. نامه های عادی هم نامه هایی هستند که مطلب محرمانه ای در آن نیست و حساسیت خاصی ندارد.

نامه ها از لحاظ زمانی:

نامه ها از لحاظ زمانی به دو دسته طبقه بندی می شوند، یعنی به نامه های فوری و نامه های غیرفوری. نامه های فوری نامه هایی هستند که نیاز است در سریع ترین زمان ممکن پاسخ داده شوند و یا به دستوری که در نامه آمده، سریعا به آن عمل شود.

نامه ها از لحاظ مکانی:

نامه ها از لحاظ مکانی به دو دسته طبقه بندی می شوند، یعنی نامه های داخلی و خارجی. نامه های داخلی نامه هایی هستند که بین قسمت های مختلف یک سازمان یا یک مجموعه واحد، رد و بدل می شوند که همه این قسمتها زیر مجموعه یک واحد مستقل هستند.

نامه های خارجی نامه هایی هستند که از سازمانی به سازمان دیگر منتقل می شوند و این سازمان ها زیر مجموعه یکدیگر نیستند و کاملا از یکدیگر مجزا و مستقل هستند.

نامه ها از لحاظ چهارچوب و قالب:

• نامه های از بالا به پایین
  

نامه های دستوری و بخشنامه ها از این دسته هستند. این نامه ها معمولا از طرف رئیس یا مدیر یک مجموعه به افراد زیردست خود و یا افرادی که در سازمان های زیرمجموعه خود مشغول بکارند، فرستاده می شود. مقدمه ی نامه های دستوری یا بخشنامه ها با عبارت های؛ یادآوری می شود، متذکر می شود یا مقتضی است، آغاز می شود.

• نامه های از پایین به بالا

تقاضانامه ها یا نامه های درخواستی از این گونه هستند. این نامه ها معمولا از طرف افراد رده پایین به افراد رده بالا مثلا به رئیس یا مدیر فرستاده می شوند. در این نامه ها معمولا تقاضا یا درخواستی مطرح می شود و معمولا از عبارت؛ به استحضار می رساند، استفاده می شود تا مراتب احترام را برای شخص مخاطب رعایت کرده باشیم.

متن نامه های اداری باید چگونه باشد؟

متن نامه اداری از 3 بخش تشکیل شده است:

مقدمه

متن اصلی نامه

نتیجه گیری ( که در آن دستور یا تقاضا و تشکر وجود دارد)

در مقدمه؛ معمولا یا به معرفی خود می پردازیم یا نامه هایی که در پاسخ به نامه های قبل هستند، به نامه های قبل اشاره می کنیم. برای مثل می گوییم؛ به پیرو نامه فلان، به بازگشت نامه فلان،به پاسخ نامه فلان یا به عطف نامه فلان و …

در متن اصلی نامه؛ از مشکل و یا مسئله ای که وجود دارد، آگاهی رسانی و اطلاع رسانی انجام می دهیم و مخاطب نامه را از وجود آن آگاه می کنیم و بعد از اینکه او دغدغه ما را متوجه شد، درخواست خود را مطرح می کنیم.

نتیجه گیری؛ در نامه های بالا به پایین (دستوری)، دستور انجام کاری و یا اقدامی صادر می گردد، در حالی که در نامه های پایین به بالا، تقاضا و درخواست مطرح می شود و سرانجام با تشکر ویژه از مخاطب، نامه به پایان می رسد.

نکاتی که باید در نوشتن نامه های اداری رعایت شود:

معمولا نامه اداری، با “باسمه تعالی” شروع می شود و نوشتن “بسمه تعالی” بدون الف اشتباه است.  در اغلب موارد، لوگوی سازمان در سمت راست سربرگ نامه قرار می گیرد و نام سازمان هم زیر لوگو قرار می گیرد. ولی در برخی موارد دیده شده که لوگو در وسط سربرگ هم قرار گرفته شده است و چندان ایرادی به آن وارد نیست.

تاریخ، شماره و پیوست در سمت راست سربرگ قرار می گیرد. نامه های اداری نباید بصورت معمولی نوشته شود و این کار توهین به حساب می آید و باید سلسله مراتب رعایت شود. نامه ها نباید غلط املایی داشته باشد و همچنین نباید از حشو در نوشتن نامه استفاده شود. به طور مثل؛ عبارت های نظیر برعلیه، پس بنابراین و …

تا جایی که امکان دارد از معادل فارسی کلمات استفاده کنیم. به طور مثل به جای رفراندوم از همه پرسی، به جای پروژه از طرح، به جای کامپیوتر از رایانه و … استفاده کنیم.

از کلمات عامیانه و کوچه بازاری در نامه استفاده نشود و برای کلمات حتی کلمات عربی از جمع (ها) استفاده شود.

زمانی که نامه را در word تایپ می کنیم، باید نیم فاصله را بین واژه ها رعایت کنیم.مثلا برای نوشتن “می­خواهند” وقتی می خواهیم بین حرف ی و حرف خ ، فاصله قرار دهیم از space استفاده نمی کنیم، بلکه باید از نیم فاصله استفاده کنیم . نیم فاصله هم با استفاده از  Ctrl+shift+F2 یا  Ctrl+shift+F4 یا Ctrl+underlin انجام می شود.

معمولا برای نوشتن باسمه تعالی، عناوین نامه، کلمه رونوشت در پایین نامه،  اسم امضا کننده و سمت آن از فونت B Titer استفاده می شود. متن نامه معمولا با فونت میترا، شبنم، Zar یا B Nazanin نوشته می شود. چون این فونت ها معمولا فونت های دروس مدارس ما بوده است. معمولا با انداره 14 هم نوشته می شوند. اندازه فونت متن نباید زیاد بزرگ باشد، چون این یک توهین به مخاطب است. اندازه فونت شماره، تاریخ و پیوست باید از اندازه فونت متن، 2 شماره کمتر باشد. مثلا 12 .

در پایان نامه؛ در محل امضا، مهر نباید دقیقا روی امضا را بپوشاند. بلکه مهر باید فقط بخشی از امضا رابگیرد. مثلا یک سوم امضا را بگیرد.

رونوشت باید به ترتیب سمت ها نوشته شود. به این طریق که ابتدا تورفتگی و یک خط تیره ایجاد می کنیم و بعد به ترتیب سمت ها، رونوشت به افراد می زنیم و دلیل رونوشت زدن به افراد هم مشخص می کنیم. مثلا می نویسیم: جهت استحضار، جهت اطلاع یا جهت هماهنگی و … .

در پایان نامه هم، ایمیل، فاکس، تلفن و آدرس سازمان یا اداره فرستنده نامه، درج می شود.

در کل، نامه های اداری شامل بخش های زیر است:

سربرگ، عناوین گیرنده و فرستنده، موضوع نامه، متن نامه، امضا فرستنده، عناوین گیرندگان در رونوشت و آدرس.

نمونه یک نامه اداری با موضوع استخدام

نمونه دیگر از نامه اداری با موضوع خرید اقلام و تجهیزات