نحوه برگزاری جلسات موثر و کارآمد (جلسات حرفه ای)

چگونه جلسات را مدیریت کنیم تا شاهد افزایش عملکرد تیم و سازمان باشیم؟

می خواهیم صحبت مان را با سوالی از شما شروع کنیم. چند نفر از شما حاضرید فیلم نگاه کنید تا اینکه به جلسه بروید؟

احتمالا بیشتر شما …

اما اگر به شما بگوییم جلسات ذاتا جذاب تر و سرگرم کننده تر از تماشای فیلم هستند چطور؟

شاید فکر کنید اغراق می کنیم اما تماشای فیلم کاری منفعلانه است. شما نمی توانید بازی را متوقف کنید و درباره کاری توضیح دهید و جلوی چیزی را بگیرید یا نصیحتی کنید. اما جلسه کاملا یک فرآیند تعاملی و دوسویه است. نه تنها می توانید نظرتان را بیان کنید، بلکه از شما چنین انتظاری هم می رود.

مورد دیگر اینکه، نتیجه فیلم برای ما تعیین نمی کند چه کاری را باید انجام دهیم اما تصمیماتی که در جلسات گرفته می شود تاثیر مستقیمی بر روند کاری و زندگی ما دارد که چطور باید وقت و انرژی مان را استفاده کنیم.

اما چرا ترجیح می دهیم به یک فیلم نگاه کنیم به جای اینکه به جلسات برویم؟

صریح ترین جواب این است که جلسات کسل کننده و ملال آور است، اما فیلم دیدن اینطور نیست.

خب دلیل اش چیست؟

چون فیلم نامه نویس ها مدت ها پیش فهمیدند برای جذب مخاطب یک عنصر ضروری وجود دارد که در فیلم باید وجود داشته باشد. عنصری به نام کشمکش (Conflict).

و اما منظور از کشمکش چیست؟

کشمکش لزوما جنگ و دعوا یا داد و بیداد نیست، بلکه شرایط اضطراب آوری است که باید حل شود. این کشمکش است که به فیلم جذابیت می دهد و مخاطب کنجکاو است که آن را تا پایان دنبال کند.

خب، حالا یک سوال دیگر! به نظر شما مهم ترین بخش یک فیلم چیست؟

پایان فیلم و نتیجه گیری ؟

اما اینطور نیست. مهم ترین قسمت فیلم شروع آن است یعنی ده دقیقه اول.

اما چرا شروع اینقدر مهمه؟

دلیل اش برداشت اولیه مخاطب است. اگر نتوانیم مخاطب را در ده دقیقه اول جذب کنیم، کارَمان تمام است. موضوعی در آن چند دقیقه ابتدایی وجود دارد که توجه تان را جلب کرده و شما مجذوب فیلم می شوید. این همان کاری است که در جلسه هم باید انجام دهید. افراد باید دلیلی برای اهمیت دادن به بحث پیدا کنند و توجه شان جلب شود. مثل دادن آمار و ارقامی که یک شوک کوچک به افراد وارد می کند.

خب بعد از این ده دقیقه چه خواهد شد؟

رهبر یا مدیر جلسه به جستجوی کشمکش یا کاویدن می پردازد. باید ببینیم بقیه چه نظرات و دیدگاهی دارند که ممکن است ابراز نکنند. باید تمام اطلاعات روی میز بیاید و بحث بوجود بیاید و اگر با صحبت توانستید همدیگر را قانع کنید و نتیجه بگیرید که هیچ، وگرنه رهبر تصمیم نهایی را می گیرد و همه موظفند از آن حمایت کنند. اما این همه ی موضوع برای برگزاری جلسه نیست.

بزرگترین مشکل جلسات در ساختار (Stracture) است. ما هیچ ساختاری برای برگزاری جلساتمان نداریم.

اما این به چه معناست؟

حرف این نیست که باید زمان بیشتری را صرف جلسه کنیم اما قطعا به بیش از یک نوع جلسه نیاز داریم. بگذارید موضوع را شفاف تر کنیم. اگر فقط یک نوع برنامه تلویزیونی وجود داشت چه می شد؟ مثلا فقط فیلم سینمایی وجود داشت؟ ما که همیشه فیلم سینمایی نمی بینیم.

فرض کنید کوتاه ترین برنامه تلویزیون که ما می بینیم سرتیتر خبرهاست. دیدن سرتیتر خبرها چقدر وقت می برد؟ احتمالا کمتر از 5 دقیقه. چند وقت یکبار آن را می بینید؟ هر روز.

در دسته بعدی از برنامه های تلویزیونی، سریال کمدی یا درام هست که تقریبا تماشای آن یک ساعت زمان می برد و هفته ای یکبار آن را می بینید.

مورد بعدی، فیلم سینمایی است که تقریبا 2 ساعت طول می کشد. فرض کنید ماهی یکبار می بینید. مورد آخر هم مینی سریال است که شش ساعت و بیشتر از شما زمان می برد. پس بیایم یک نگاهی به جدول زیر بندازیم:

حالا فرض کنید یک شبکه تلویزیونی این ایده را می دهد که برنامه هفتگی جدیدی به مدت 2 ساعت پخش می کند که بخشی از آن فیلم سینمایی، بخشی کمدی یا درام و بخشی هم سرخط خبرها است. کدام دسته از تماشاچیان به این برنامه علاقه نشان می دهند؟ معلوم است که هیچ کس.

چون ممکن است مدت زمانش برای سریال کمدی زیاد یا برای مینی سریال کوتاه باشد. اما آن بخش فیلم سینمایی اش چطور؟

پس چرا وقتی پای جلسات هفتگی در میان است، دقیقا همین کار را می کنیم؟ چرا انبوهی از کارها را می خواهید سروسامان دهید که در هیچکدام موفق نیستید!

وقتی کسی پای تلویزیون می نشیند و می خواهد سریال کمدی یا درام عاشقانه ببیند، انتظارش با زمانی که می خواهد فیلم سینمایی یا سرخط خبرها ببینید فرق دارد. برای اینکه زمینه یا Context این موضوعات با هم فرق دارد.

این یعنی ما نیاز به مدل هایی از جلسات متفاوت داریم که ساختار متفاوتی دارند. در اینجا می خواهیم 4 مدل برگزاری جلسات را معرفی کنم که برگزاری آن ها باعث شفافیت و عملکرد بهتر تیم می شود.

1. جلسه اعلام برنامه روزانه (Daily check-in)

این جلسه بصورت روزانه و به مدت 5 دقیقه برگزار می شود که در آن به سرخط خبرها پرداخته می شود. منظور از سرخط خبرها این است که هر شخص حداکثر در 60 ثانیه، 2 الی 3 اولویت کاری خود در روز را اعلام می کند. این کار باعث می شود از کارها و اولویت های همدیگر باخبر باشیم و باعث شفافیت کارها و اقدامات می شود.

چند نکته مهم وجود دارد که ضروری است رعایت شود:

• هر شخص حداکثر 1 دقیقه فرصت دارد تا 2 الی 3 اولویت خود را بیان کند.
• این جلسه بصورت سرپایی انجام می شود و نیاز نیست نشسته برگزار شود.
• حتی اگر دو نفر هم حضور دارند جلسه را برگزار کنید و لغو نکنید.
• وارد توضیحات و شرح دادن نشوید.

      2. جلسه تاکتیکی (Weekly tactical)

جلسات هفتگی که مثل همان سریال کمدی یا درام است. هفته ای یکبار (همان ساعت) همان شبکه.

جلسات تاکتیکی جلسات هفتگی است که باید منحصرا بر مسائل و چالش هایی که در جریان است و اهداف کوتاه مدت تمرکز کند. دقیق و طبق برنامه پیش برود و مدت زمان آن بیشتر از حدی که در نظر گرفته شده نباشد (45 الی 90 دقیقه).

نکته جالب اینجا است که این جلسات نباید از قبل دستور جلسه داشته باشد. بنظر می رسد صدای اعتراض تان بلند شده است!!!

شیوه این جلسات به این گونه است که ابتدا هر کس گزارش 1 دقیقه ای از فعالیت های همان هفته را می دهد.

بعد در مورد سنجش های که قرار بود صورت بگیرد هم در حد 1 دقیقه صحبت می کنند. بعد از آن که هرکس برنامه کاری هفته را ارائه داد، موقع آن است که دستور جلسه را مشخص کنیم چون تازه واضح می شود چه اتفاقی در شرکت افتاده یا قرار است بیفتد و هر کسی واقعا در حال انجام چه کاری است.

به قسمت اول این جلسه اصطلاحا دور سریع می گویند. پس دور سریع یعنی در ابتدا جلسات تاکتیکی یک گزارش از عملکرد هفته قبل براساس سنجش های مشخص شده می دهیم و اولویت هایی که در این هفته به آن می پردازیم. حالا برای همه مشخص می شود که چه خبر است و عملکرد کلی مان چطور است. حال باید در مورد موضوعاتی صحبت کنیم که در این هفته بتوانیم بیشترین پیشرفت ممکن را داشته باشیم. موضوعات را محدود به اهداف و مسائل تاکتیکی می کنیم.

3. جلسه استراتژیک ماهانه (The Monthly Strategic)

وقتی در جلسات هفتگی هستید و کسی می گوید که باید استراتژی بازاریابی و تبلیغات مان را تغییر دهیم، آنجا است که باید جلوی تمایل شدیدتان را به بحث در این موارد بگیرید. زیرا هیچ تاثیری در توانایی شما در رسیدن به اهداف کوتاه مدت (که مربوط به جلسات هفتگی است) ندارد. به دو دلیل نباید این موضوعات را در جلسات هفتگی بررسی کنید:

• زمان کافی ندارید که بطور عمیق و موشکافانه مسئله به این بزرگی را بررسی کنید. بنابراین بحث، شتاب زده و غیرعلمی پیش می رود و ناتمام می ماند و سبب نارضایتی می گردد.
• تغییر نگرش افراد از مسئله تاکتیکی به مسائل استراتژیک تقریبا غیرممکن است. بدلیل همان context یا زمینه که قبلا در موردش توضیح دادم. (مثال فیلم کمدی یا سینمایی)

جلسات تاکتیکی هفتگی کمک می کند مسائل و مشکلات کوتاه مدتی که پیش می آید و نیاز به حل شدن دارند، رسیدگی شوند.

اما جلسات استراتژیک ماهانه چگونه برگزار می شود و در مورد چه مسائلی صحبت می شود؟

برای برگزاری این جلسات به دستور جلسه نیاز است زیرا ممکن است نیاز باشد تحقیق انجام شود و اطلاعات بررسی گردد. بنابراین باید از افراد بخواهیم در مورد موارد دستور جلسه فکر کرده باشند. یک الی دو نهایتا سه موضوع می توان در جلسات ماهانه مورد بررسی قرار گیرد. زمانش هم الزاما 2 ساعت نیست و ممکن است تا چهار ساعت در نظر گرفته شود. این جلسات آنقدر پراهمیت و جذاب است که زمان دیگر اهمیتش را از دست می دهد.

اما موضوعات جلسات استراتژیک ماهانه در دل جلسات تاکتیکی هفتگی در می آید. موضوعات بزرگ و عمیقی که مطرح می شود و نیاز به زمان بیشتری برای بررسی است. باید آن ها را لیست کرد و براساس اهمیت در جلسات ماهانه به آن ها پرداخت.

4. جلسه بررسی فصلی خارج از شرکت (Quarterly off-site review)

این جلسه فرصت خیلی مهمی است برای اینکه از کارهای یکنواخت روزانه، هفتگی و ماهانه فاصله بگیرید و مسائل را از دور بررسی کنید. مسائلی همچون: استراتژی ها و چشم اندازها – روحیه و پویایی پرسنل – افرادی که بهترین عملکرد را داشته اند و افرادی که عملکرد مطلوبی نداشته اند و باید تغییرات ایجاد شود – رضایت مشتریان و هر چیزی که بر موفقیت شرکت تاثیر بلندمدت داشته باشد.

خلاصه سازی به همراه ارائه جداول برگزاری جلسه:

2 مشکل اساسی در برگزاری جلسات وجود دارد. یکی کسل کننده و ملال آور بودن جلسات و دومی بی تاثیر بودن یا نداشتن بازدهی جلسات است.

دلیل کسل کننده بودن جلسات، نبود هیجان یا کشمکش بین اعضا است و بسیاری از مدیران بجای کاویدن بحث ها، بیشتر بر این متمرکزند که از تنش دوری و جلسه را سر تایم تمام کنند. بنابراین برای جذاب کردن و دوری از ملال آوری جلسات نیاز به کشمکش های سازنده داریم تا افراد فعال شوند و این عامل سبب ایجاد بحث های پرشور و در نهایت تصمیم بهتر خواهد شد. نه این که صرفا نظاره گر باشند.

اما دلیل بی تاثیر بودن جلسات این است که ساختار زمینه ای (contextual stracture) ندارند. فقط یک جلسه مدیران دارند که هر هفته یا دوبار در ماه برگزار می شود و همه چیز در این جلسات مورد بحث قرار می گیرد و نتیجه خاصی هم ندارند. چرا که افراد حاضر نمی دانند که آیا باید بحث کنند، رای بدهند، بارش فکری کنند، نظر دهند یا فقط گوش کنند!

کلید تزریق هیجان به جلسه این است که از همان ابتدا یعنی 10 دقیقه اول یک شوک کوچکی به افراد حاضر وارد کنیم تا بدانند پای چه چیزی درمیان است. فراموش نکنید که مخالفت هم طبیعی است و هم ثمربخش و جزیی از روند است. افراد را با مسائل روبرو کنیم زیرا اجتناب از بیان مسائل باعث ملال آور شدن جلسات و در نهایت بی تاثیر بودن آن می گردد.

بزرگترین مشکل ساختاری جلسات هم این است که هر مدل موضوع که به بحث نیاز دارد در یک جلسه می گنجانند. یعنی در جلسات در مورد همه چیز بحث می شود.

بنابراین ما 4 نوع جلسه اساسی را باید مدنظر قرار دهیم:

1. جلسه اعلام برنامه روزانه

افراد تیم باید هر روز صبح به مدت 5 دقیقه ایستاده دور هم جمع شوند و فعالیت های آن روز خود را گزارش دهند. این کار باعث شفافیت در کارها می شود. ممکن است در ابتدا این کار چالش برانگیز باشد اما حتما برگزار کنید و به هیچ عنوان این جلسه را لغو نکنید. حتی با دو نفر هم شده این جلسه را در مکانی ثابت و زمانی مشخص برگزار کنید. یادتان باشد حتما سر 5 دقیقه جلسه را تمام کنید زیرا قرار نیست مسائل تاکتیکی مطرح شود.

2. جلسه تاکتیکی هفتگی

این جلسه در مورد مسائلی است که به توجه فوری نیاز دارند و همه باید در این جلسه شرکت کنند و حتما با انضباط و انسجام برگزار شود. زمان برگزاری این جلسه بین 45 تا 90 دقیقه است.

چند موضوع در این جلسات ضروری است:

• دور سریع: هر یک از اعضا 60 ثانیه وقت دارند تا 2 الی 3 اولویت هفته اش را بطور اجمالی شرح دهد. این کار یک درک واقعی از فعالیت هایی که در سازمان در جریان است می دهد.
• بررسی پیشرفت: گزارش اطلاعات یا سنجه های مهم بطور منظم. هدف این است که بررسی پیشرفت مربوط به سنجه ها برای موفقیت، تبدیل به یک عادت شود. این کار نباید بیشتر از 5 دقیقه زمان ببرد.
• دستور جلسه در لحظه: دستور جلسه تاکتیکی نباید از قبل تعیین شود و بعد از دور سریع و گزارش فعالیت ها مشخص می شود. یعنی براساس نحوه عملکرد شرکت نسبت به اهدافش تعیین می شود.

طی جلسه تاکتیکی هفتگی، دو عنصر اصلی باید مد نظر باشد: حل مسائل و افزایش شفافیت. باید موانع شناسایی و برطرف شوند و نیاز است که همه در کارها اتفاق نظر داشته باشند.

3. جلسه استراتژیک ماهانه

مسائلی که نیاز به بحث، تحلیل و تصمیم گیری دارند در جلسات استراتژیک مطرح می شود. معمولا یک الی دو موضوع مورد بحث قرار می گیرد.

در جلسات استراتژیک نیاز است قبل از برگزاری در موردش تحقیق شود و آمادگی لازم وجود داشته باشد.

4. جلسه فصلی خارج از شرکت

این جلسات فرصتی است برای مرور همه جانبه و بلند مدت بر کسب و کار و می تواند موضوعات زیر مورد بررسی قرار گیرد:

• بررسی مسیر استراتژیک جامع: مسیر استراتژیک باید سالی 3 الی 4 مرتبه ارزیابی شود. زیرا همه چیز در حال تغییر است و رویکردهایی متفاوت ممکن است نیاز باشد.
• بررسی تیم: بررسی رفتارها و الگو در تیم و شناسایی الگوهای مخرب.
• بررسی کارکنان: صحبت در مورد کارکنان کلیدی سازمان در بخش های مختلف و همچنین عملکرد چه کسانی از نظرشان مطلوب نیست.

هدف از این جلسه تفکر و مباحثه درباره وضعیت سازمان است و نه تهیه گزارشی دولتی و ارائه به مدیران. بیرون برگزار شدن این جلسات هم به منظور جلوگیری از حواس پرتی روزانه و وقفه ای است که در کار ایجاد می شود.

روش جلسات هفتگی

راهنمای جلسه تاکتیکی هفتگی